Chức năng và nhiệm vụ Phòng Hành Chánh Quản Trị
Ngày đăng: 09:38:53 22/10/2014

I. Chức năng:

       Phòng Hành chính - Quản trị có chức năng tham mưu, tổng hợp và tổ chức thực hiện chức năng quản lý nhà nước về công tác văn thư, lưu trữ và sự vụ chung của Viện.

II. Nhiệm vụ:

  • Thực hiện các quy định của Nhà nước và của Viện về công tác văn thư.

  • Quản lý, sử dụng các con dấu theo đúng quy định của pháp luật.

  • Thực hiện công tác lưu trữ hồ sơ theo quy định của nhà nước và chỉ đạo công tác lưu trữ hồ sơ đối với các phòng/khoa/trung tâm trong Viện.

  • Quản lý, đảm bảo các phương tiện thông tin liên lạc: điện thoại, fax... được thông suốt.

  • Lập kế hoạch quản lý và thực hiện kịp thời việc sửa chữa nhỏ nhà cửa, đường, sửa chữa, thay thế, lắp đặt hệ thống cấp, thoát nước... trong Viện.

  • Tổ chức thực hiện và kiểm tra công tác xử lý nước thải, rác thải, giữ gìn vệ sinh công cộng, cảnh quan môi trường trong Viện, đảm bảo ngăn nắp, sạch đẹp.

  • Quản lý trang thiết bị văn phòng; cơ sở hạ tầng của Viện

  • Quản lý hội trường, nhà khách của Viện.

  • Quản lý xe và xăng, dầu; điều phối xe ô tô đảm bảo cho cán bộ, công chức, viên chức đi công tác theo đúng quy định của pháp luật và của Viện.

  • Phục vụ công tác lễ tân cho các cuộc tiếp khách, các cuộc họp, các đoàn khách trong, ngoài nước và việc hiếu, hỷ theo quy định. Chịu trách nhiệm khánh tiết trong các ngày lễ, kỷ niệm, hội nghị, hội thảo.

  • Tổ chức vận hành, duy tu, bảo dưỡng hệ thống điện của Viện.

  • Thực hiện các nhiệm vụ khác do Lãnh đạo Viện giao.

Cơ cấu tổ chức:
     
- Tổ Văn thư, lưu trữ:

1. Chức năng:

    Thực hiện quy định của Nhà nước và Viện về công tác văn thư, lưu trữ.

2. Nhiệm vụ:

  • Tiếp nhận và phân loại văn bản. Chuyển giao công văn giấy tờ trong và ngoài Viện đúng địa chỉ, người nhận trong thời gian sớm nhất.

  • Bảo quản và sử dụng con dấu theo đúng pháp luật.

  • Kiểm tra thể thức các loại văn bản của Viện trước khi gửi.

  • Thực hiện đúng quy định của pháp luật về bảo vệ bí mật nhà nước. Khi nhận công văn phải vào sổ theo dõi và chuyển tới các đơn vị, cá nhân có trách nhiệm giải quyết.

  • Cấp giấy giới thiệu và công lệnh theo quy định.

  • Đảm bảo thông tin liên lạc được thông suốt. Lắp đặt và sửa chữa điện thoại cho các đơn vị. Theo dõi tiền điện thoại hàng tháng.

  • Đặt và cấp phát báo cho các đơn vị.

  • Thực hiện công tác lưu trữ các hồ sơ, tài liệu theo quy định. Chỉ đạo công tác lưu trữ hồ sơ đối với các khoa/phòng/trung tâm trong Viện.

  • Thực hiện các công việc khác do Lãnh đạo Viện và Trưởng phòng giao.

- Tổ Quản trị- Cơ xưởng:

1. Chức năng:

  • Thực hiện các công việc quản lý xe ô tô và xăng dầu, bảo dưỡng, sửa chữa ô tô, trang thiết bị y tế và hệ thống điện, nước; xử lý rác thải, cảnh quan môi trường, xây dựng và sửa chữa nhỏ, phòng chống cháy nổ... trong Viện

2. Nhiệm vụ:

  • Vận hành, bảo quản, bảo dưỡng, sửa chữa ô tô, đưa đón, phục vụ các đoàn đi công tác của Viện.

  • Vận chuyển vắc xin cho các tỉnh phòng chống dịch bệnh đảm bảo, an toàn.

  • Lập hồ sơ, lý lịch cho tất cả các thiết bị; xây dựng quy trình vận hành, bảo quản, bảo dưỡng, sửa chữa các thiết bị y tế và hệ thống điện của Viện.

  • Hỗ trợ công tác bảo dưỡng, sửa chữa hệ thống dây chuyền lạnh cho các tuyến huyện, tỉnh thuộc Dự án Tiêm chủng mở rộng 20 tỉnh thành khu vực phía Nam.

  • Quản lý chung cơ sở hạ tầng, nhà cửa, nước cấp, nước thải, rác thải y tế và rác thải sinh hoạt. Quản lý hội trường, nhà ăn.

  • Thực hiện quy trình lập kế hoạch sửa chữa nhỏ. Tiếp nhận yêu cầu sửa chữa của các Phòng/Khoa/Trung tâm. Làm hợp đồng sửa chữa, giám sát tiến độ và nghiệm thu chất lượng công trình.

  • Đảm bảo vệ sinh môi trường, cảnh quan, sân vườn luôn xanh sạch đẹp. Tham gia công tác phòng, chống cháy nổ của Viện.

  • Làm hợp đồng thanh toán tiền điện, nước, vệ sinh, rác thải.

  • Tham gia hiệu chỉnh thiết bị và thẩm định các thiết bị phòng thí nghiệm.

  • Thực hiện công tác an toàn lao động trong Viện.

  • Làm đầu mối về công tác hiếu, hỷ và tham gia thực hiện công tác khánh tiết của Viện.

  • In ấn tài liệu.

  • Thực hiện các công việc khác do Lãnh đạo Viện và Trưởng phòng giao.

- Tổ xe:

1. Chức năng:

  • Thực hiện việc quản; điều động xe phục vụ các hoạt động theo quy định của Viện.

2 .Nhiệm vụ:

  • Lái xe an toàn, bảo quản xe ô tô trong tình trạng hoạt động tốt. Giám sát việc bảo dưỡng định kỳ ô tô và sửa chữa khi có hư hỏng.

  • Báo cáo mức tiêu hao xăng, dầu xe ô tô hàng tháng và làm thủ tục thanh quyết toán.

  • Thực hiện các công việc khác do Lãnh đạo Viện và Trưởng phòng giao.

- Tổ Nhà khách - Lễ tân:

1. Chức năng:

  • Thực hiện công tác lễ tân của Viện.

2. Nhiệm vụ:

  • Phục vụ công tác lễ tân cho các cuộc họp, các đoàn khách trong và ngoài nước làm việc với Viện.

  • Phục vụ các lớp tập huấn, hội thảo, hội nghị và các ngày lễ kỷ niệm của Viện.

  • Thực hiện các công việc khác do Lãnh đạo Viện và Trưởng phòng giao.
Các tin liên quan